Charges locatives : qui est responsable de quelles charges ?

Charges locatives : qui paie quoi ?

Définition des charges locatives

Les charges locatives, ou charges récupérables, sont des dépenses que le propriétaire engage pour le fonctionnement et l'entretien du logement et de ses parties communes, et qu'il peut en partie récupérer auprès du locataire. Elles sont inscrites dans le contrat de location et se divisent en deux catégories :

1. Charges récupérables : ce sont les charges que le propriétaire peut demander au locataire de rembourser. Elles couvrent généralement les services dont le locataire bénéficie directement ou indirectement.
2. Charges non récupérables : ce sont les charges que le propriétaire ne peut pas récupérer auprès du locataire. Elles concernent principalement les dépenses liées à la gestion administrative, les grosses réparations ou les travaux d'amélioration.

Liste des charges locatives récupérables, à payer par le locataire

Que comprennent les charges locatives ? Les charges récupérables sont définies par la loi et comprennent :

• les services liés à l'usage de l'immeuble : consommation d'eau froide et chaude, chauffage collectif, électricité des parties communes ;
• l’entretien des parties communes et équipements : nettoyage des parties communes, entretien des ascenseurs et monte-charge, entretien des espaces verts, réparations courantes (remplacement de joints, de filtres, etc.) ;
• taxes et redevances : taxe d'enlèvement des ordures ménagères (TEOM), redevances d'assainissement.

Liste des charges non-récupérables, à payer par le propriétaire

Les charges non récupérables restent à la charge du propriétaire et comprennent :

• les grosses réparations et travaux importants : réparation de la toiture, de la façade et des gros œuvres, rénovation des systèmes de plomberie ou d'électricité ;
• les frais de gestion administrative : frais de location et frais de gestion locative (honoraires d'agence pour la gestion du bien), frais de syndic de copropriété (à l'exception des frais de gestion courante) ;
• les taxes foncières et assurances : taxe foncière, assurance propriétaire non occupant.

Comment déterminer les charges à inclure dans le loyer ?

Méthode de calcul

Comment se calcule la répartition des charges ? Pour déterminer les charges comprises dans le loyer, il existe deux principales méthodes de calcul :

1. Provisions pour charges : le locataire paie chaque mois une provision sur charges, qui est une estimation des charges basée sur les dépenses de l'année précédente. À la fin de l'année, une régularisation est effectuée pour ajuster les montants en fonction des dépenses réelles.
2. Paiement au réel (forfaitaire) : le locataire paie un montant fixe pour les charges, sans régularisation annuelle. Ce montant est fixé à l'avance et ne varie pas, quel que soit le montant réel des dépenses.

Liste des charges qui sont incluses dans le loyer

La liste des charges locatives incombant au locataire peut inclure :

• eau froide et chaude ;
• chauffage collectif ;
• entretien des parties communes (nettoyage, électricité) ;
• ascenseur et monte-charge ;
• espaces verts ;
• taxe d'enlèvement des ordures ménagères (TEOM).

Provisions de charges : estimation et ajustement

Le principe des provisions de charges repose sur une estimation des dépenses. Le propriétaire calcule une moyenne des charges des années précédentes et demande au locataire de payer un montant mensuel basé sur cette estimation. À la fin de l'année, le propriétaire compare les provisions versées aux dépenses réelles et ajuste les montants en remboursant le locataire ou en demandant un paiement complémentaire. 

Il existe des spécificités des charges locatives en fonction du type de bien :

• appartement en copropriété : les charges de copropriété comprennent souvent l'entretien des parties communes, les frais de syndic, l'ascenseur, le chauffage collectif et l'eau. Les charges sont généralement élevées en raison des services communs ;
• maison individuelle : les charges sont généralement moins nombreuses et comprennent principalement les services publics (eau, électricité, gaz) et l'entretien du jardin. Le locataire est souvent responsable de l'entretien général ;
• logement meublé : les charges peuvent inclure des services supplémentaires comme l'électricité, internet, et parfois le ménage. Les provisions peuvent être plus élevées en raison de ces services additionnels. 

Exemple concret de calcul de charges locatives

Vous louez un appartement de 60 m² en copropriété avec chauffage collectif. Le bail prévoit le paiement d’une provision mensuelle de 120 € pour les charges. 

Voici les estimations faites par le propriétaire (sur la base des années précédentes) :

• eau froide et chaude : 25 €/mois ;
• chauffage collectif : 50 €/mois ;
• entretien des parties communes et ascenseur : 30 €/mois ;
• taxe d’enlèvement des ordures ménagères (TEOM) : 15 €/mois ;
• total estimé = 120 €/mois. 

Sur l’année, vous versez : 120 € × 12 mois = 1 440 €. 

À la fin de l’année, le propriétaire dresse un relevé détaillé et constate que les dépenses réelles ont été de 1 320 €. Résultat : vous avez payé 120 € de trop. Le propriétaire vous rembourse cette somme ou la déduit de vos prochaines mensualités.

Comment faire la régularisation des charges ?

Processus de régularisation annuelle des charges

La régularisation annuelle des charges locatives est une procédure permettant d'ajuster les provisions versées par le locataire au cours de l'année en fonction des dépenses réelles. Voici les étapes clés du processus :

1. Calcul des dépenses réelles : à la fin de l'année, le propriétaire totalise toutes les dépenses réelles liées aux charges locatives (eau, chauffage, entretien des parties communes, électricité des parties communes, etc.).
2. Comparaison avec les provisions versées : le propriétaire compare les dépenses réelles avec les provisions pour charges que le locataire a versé au cours de l'année. Ces provisions sont des acomptes mensuels basés sur une estimation des dépenses.
3. Établissement du relevé des charges : le propriétaire établit un relevé détaillé des charges, indiquant les dépenses réelles et les provisions versées. Ce relevé doit être clair et précis, mentionnant la nature des dépenses et leur montant.
4. Communication au locataire : le propriétaire envoie ce relevé des charges au locataire. Ce document doit être accompagné de toutes les pièces justificatives (factures, contrats d'entretien, etc.) afin que le locataire puisse vérifier la réalité des dépenses.
5. Calcul de la différence : si les provisions versées par le locataire sont supérieures aux dépenses réelles, le propriétaire rembourse la différence au locataire. Si les dépenses réelles dépassent les provisions versées, le locataire doit régler la différence au propriétaire.

Obligations de communication des justificatifs

Lors de la régularisation des charges, le propriétaire a des obligations en matière de transparence et de communication. Il doit fournir au locataire les justificatifs des dépenses, comme les factures et les contrats de service, et permettre au locataire de consulter ces documents pendant un mois après la réception du relevé de charges. 

Le propriétaire doit également informer le locataire de la régularisation des charges en fournissant un décompte précis, et notifier officiellement si un montant supplémentaire est dû. En cas de charges élevées à régulariser, le propriétaire doit proposer un échelonnement du paiement, notamment si l'exigibilité des charges excède 1 an.

Quelles sont les obligations des deux parties en matière de charges ?

En matière de charge locative, le bailleur et le locataire ont chacun des obligations précises définies par la loi. Ces obligations visent à garantir la transparence, la répartition des charges propriétaire/locataire équitable et le bon fonctionnement du logement. 

Tableau récapitulatif des obligations entre propriétaire et locataire concernant les charges locatives

Obligations	Propriétaire (bailleur)	Locataire
Répartition des charges	Distinguer les charges récupérables et non récupérables	Payer les charges récupérables prévues dans le contrat de location
Estimation des charges	Fixer des provisions mensuelles cohérentes, basées sur les dépenses réelles des années précédentes	Accepter le système de provisions ou de forfait prévu dans le bail
Régularisation annuelle	Fournir un relevé détaillé des charges et procéder à la régularisation (remboursement ou complément)	Régler le complément si les provisions sont insuffisantes ou recevoir un remboursement en cas de trop-perçu
Justificatifs	Mettre à disposition du locataire les justificatifs des dépenses (factures, contrats, appels de charges) pendant 1 mois après l’envoi du relevé	Consulter les justificatifs si besoin et demander des explications en cas de doute
Information	Informer le locataire en cas de changement dans les charges ou dans les prestations (par exemple nouveau gardien ou nouveau contrat d’assurance)	Se tenir informé et poser des questions sur l’évolution des charges
Entretien courant	Assurer les grosses réparations (toiture, structure, équipements vétustes) et travaux d’amélioration/de remplacement	Prendre en charge l’entretien courant du logement et des équipements (joints, jardin, petit entretien, etc.)

Un locataire peut-il contester les charges demandées ?

Oui, un locataire peut contester les charges locatives jugées abusives. Pour ce faire, il doit d'abord adresser une demande écrite au propriétaire ou à l'agence de gestion pour obtenir des explications détaillées sur les charges contestées, tout en conservant une copie de cette demande. Le locataire a le droit de consulter les justificatifs des charges, comme les factures et les contrats de service, pendant 1 mois après la réception du relevé de charges. Il peut examiner ces documents pour vérifier la validité des charges facturées et solliciter l'aide d'un expert si nécessaire.

Quels recours en cas de litige sur les charges locatives ? 

Si des anomalies sont identifiées sur les charges locatives mensuelles, il est conseillé de tenter une négociation amiable avec le propriétaire. En cas d'échec, le locataire peut recourir à un conciliateur de justice ou saisir la commission départementale de conciliation pour tenter de trouver une solution. En dernier recours, le locataire peut porter l'affaire devant le tribunal d'instance :

• pour demander le remboursement de charges indues ;
• pour contester une régularisation excessive ;
• pour obtenir une réduction des provisions si elles sont manifestement surestimées. 

Pour les locataires, il est d’ailleurs recommandé de se faire accompagner par un avocat ou une association spécialisée. Le juge appréciera les éléments fournis par chaque partie et rendra une décision en fonction des preuves et du respect des obligations légales.

Charges locatives et budget : comment anticiper l’impact ?

Les charges locatives représentent une part significative du budget total d'un locataire, souvent en plus du loyer de base. Ces charges couvrent divers aspects et peuvent varier considérablement selon le type de logement et les services inclus. Il est crucial pour le locataire de bien comprendre et anticiper ces coûts pour éviter les mauvaises surprises financières. 

En anticipant et en gérant efficacement les charges locatives, le locataire peut optimiser son budget et éviter des dépenses imprévues. Il est essentiel d'être bien informé et de poser les bonnes questions avant de signer son contrat de location. Voici quelques conseils :

• comparer plusieurs logements : avant de signer un bail, comparez les charges locatives de plusieurs logements similaires pour avoir une idée des coûts standards dans le quartier ou l’immeuble ;
• demander les relevés de charges précédents : demandez au propriétaire de vous fournir les relevés de charges des années précédentes pour estimer les coûts futurs ;
• opter pour des équipements économes en énergie : si possible, choisissez un logement équipé d'appareils électroménagers et de systèmes de chauffage économes en énergie ;
• utiliser les équipements de manière optimale : adoptez des habitudes de consommation énergétique responsable, comme baisser le chauffage en votre absence et utiliser des ampoules LED pour réduire les charges ;
• participer aux assemblées de copropriété : si vous êtes locataire dans une copropriété, participez aux assemblées pour comprendre et les décisions concernant les dépenses communes ;
• vérifier les contrats de maintenance : assurez-vous que les contrats de maintenance pour les ascenseurs, les chaudières, et autres équipements collectifs sont à jour et effectués par des entreprises fiables pour éviter des coûts inattendus.